საგანმანათლებლო ტექნოლოგიები - ციფრული რესურსების პორტალი

გზავნილები ვორდში მოგესალმებით ამ ვიდეოგაკვეთილის ნახვის შემდეგ თქვენ შეძლებთ ვორდში ელექტრონული ფოსტის ან ჩვეულებრივი ფოსტის დახმარებით შაბლონური ტიპის დოკუმენტები დაუგზავნოთ სხვადასხვა ადრესატს. აქ თავმოყრილია ფუნქციები წერილის ტექსტის, ელ-ფოსტით გასაგზავნი წერილის, კონვერტის, მისამართის დასაკრავი წებოვანი ფორმების მოსამზადებლად, ქაღალდზე დასაბეჭდად ან ელექტრონული ფოსტით გასაგზავნად. მაგალითად სკოლამ გადაწყვიტა ყველა პედაგოგს, მშობელს, მოსწავლეს უნდა გავუგზავნოთ ერთიდაიგივე შინაარსის და ფორმის წერილი, მოს აწვევი, კონფერენციაზე რეგისტრაციის ფორმები, ბუკლეტების, ბროშურების, გამოკითხვის, ინტერვიუს ან დაკვირვების შაბლონური ფორმები, ანკეტირების კითხვარები. ანდა მე-9 კლასის მოსწავლეებს უნდა გავუგზავნოთ ქართული ენის ტესტების ელექტრონული ან ქაღალდის ვერსია. ამას გარდა თქვენ ნახავთ: დასაგზავნი სიების შექმნის ინსტრუმენტებს, სიის რედაქტირებას, წერილში სხვადასხვა ველების ჩასმას, ველების შეთანხმებას, შედეგების წინასწარ დათვალიერებას და საბოლოო პროდუქტის ფორმირებას. ვიდეოინსტრუქციის უკეთ აღსაქმელად შეგიძლიათ გამოიყენოთ ნებისმიერი ტექსტი. მე კი ვეცდები განახოთ სიმულაცია თემაზე გზავნილების ფუნქციის გამოყენება ტექსტურ რედაქტორში. გაითვალისწინეთ, რომ ეს არ იქნება რეალური გზავნილები. თქვენ ახლა ეკრანზე ხედავთ გზავნილების ფუნქციით შექმნილ დოკუმენტს. როგორც ჩანს დოკუმენტის გარკვეული ნაწილებში გამოყენებულია სპეციალური სიმბოლოები და ტექსტები ნაცრისფერ ფონზეა განთავსებული, ეს ადგილები მუშაობის პროცესში შეიცვლება შესაბამისი ტექსტებით. ნახეთ როგორი იქნება კონკრეტული შედეგი. დასაწყისისთვის მოვამზადოთ წერილის ტექსტის პირველი შაბლონი. შესაძლებელია გამოვიყენოთ შაბლონის ფუნქცია. გამოიძახეთ ვორდი. ამისათვის სამუშაო დაფაზე დააჭირეთ Word 2013 პიქტოგრამას. საძიებო ზოლში აკრიფეთ Mail და დააჭირეთ ძებნის ღილაკს. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ სხვადასხვა სახის შაბლონები. თითოეულ შაბლონს განსხვავებული დიზაინი და ველები აქვს. დააჭირეთ რომელიმე მათგანს. მარცხენა და ისრებით შეგიძლიათ კიდევ დაათვალიეროთ სხვა ფორმები. შეთვალიერების დასრულების შემდეგ შეგიძლიათ მიიღოთ საბოლოო გადაწყვეტილება და დააჭიროთ პიქტოგრამას Create. თქვენს წინაშეა მეილინგის (დაგზავნის) დოკუმენტი, რომლის თითოეული ველის თქვენს საჭიროებებზე მორგება შეგიძლიათ. ამის შემდეგ მოგიწევთ მათთვის თავიდან შექმნათ ექსელის ცხრილი, ან გამოიყენოთ ჩაშენებული რედაქტორი, ხოლო შემდეგ გამოიყენოთ მისადაგების ბრძანება. (ვანახებ ამ ბრძანებას). ამ ფუნქციის გამოყენებას ცოტა მოგვიანებით ნახავთ. როცა მუშაობას დაამთავრებთ არ დაგავიწყდეთ ამ დოკუმენტში შეტანილი ცვლილებების შენახვა. დაგზავნის სიების შედგენა მე ამ სიმულაციაში გამოვიყენებ ტესტირების ფაილს, რომელიც მომზადებულია ვორდში Inline ფორმების ფუნქციების დემონსტრირებისათვის. მსგავსი დოკუმენტის მომზადების ვიდეოინსტრუქცია მოცემულია ამავე ვებგვერდზე. ახლა თქვენ ეკრანზე ხედავთ შესაბამისი ვიდეოგაკვეთილის ვებმისამართს. რამდენიმე წამით დავუბრუნდეთ საბოლოო შედეგს. თუ დააკვირდებით, ადვილად მიხვდებით, რომ ამ წერილმა რომ იმუშაოს საჭიროა გქონდეთ: (ეკრანზეც უნდა გამოჩნდეს) 1. სპეციალური წესებით მომზადებული ფაილი, რომელიც უნდა გაიგზავნოს და 2. ასევ სპეციალური ფორმით და წესებით მომზადებული დაგზავნის სიები, სადაც მითითებული იქნება ყველა ის პარამეტრი, რომელიც გამოყენებული დასაგზავნ წერილში. ვთქვათ რესპოდენტის სახელი, გვარი, ტელეფონის ნომერი, მისამართი, ინდექსი, სქესი და ა.შ. თუ დასაგზავნ სიაში რომელიმე ველი არ მოიძებნა, ყოველგვარი შეტყობინების გარეშე ტექსტში სიცარიელე იქნება დატოვებული დასაწყისისთვის მოამზადეთ იგივე სახის ტექსტი, რასაც ახლა ეკრანზე ხედავთ. შემდეგში ტექსტის გარკვეულ ადგილებს სპეციალური ფუნქციებით შეცვლით, ისეთნაირად, რომ ერთი ტექსტი მოერგოს სიის ყველა ელემენტს. როგორც წესი, წერილში მითითებული უნდა იყოს გამგზავნი ორგანიზაციის დასახელება, მისამართი და თარიღი. ასევე საჭიროა იმ პიროვნების მითითება, ვინც აგზავნის, ან პასუხისმგებელია აღნიშნულ წერილზე. ასე ვთქვათ საკონტაქტო პირი. სიმულაციისთვის და ფუნქციების დემონსტრირებისთვის აქ მოტანილი მასალა სრულიად საკმარისია. ხოლო, კონკრეტული სამუშაოები შესაძლებელია განსხვავებული იყოს. ამ დოკუმენტის მიხედვით გავარკვიოთ და ჩამოვთვალოთ ცხრილის რა ელემენტებიც გვინდა. მაშ ასე, წერილის გასაგზავნად გვჭირდება: თემა ველი Subject (რომ რესპოდენტმა იცოდეს, რა თემაზეა წერილი) ვთქვათ, ტესტის ნომერი ველი Test N (იგულისხმება, რომ ყველა მოსწავლეს სხვადასხვა ნომერი ტესტი მისდის) ტესტზე პასუხისმგებელი მასწავლებლის სახელი და გვარი. ველი Teacher მოსწავლის სახელი. ველი First Name მოსწავლის გვარი. ველი Last name კლასი. ველი Class დაბადების თარიღი. ველი Born წინსართი. ველი Suffix (საჭიროა იმისთვის რომ განისაზღვროს, როგორ მოვმართოთ) ტელეფონის ნომერი. ველი Tel N (ცხრილში მონაცემები შეცვლილია) ინდექსი. ველი Zip რეგიონი. ველი Reg ქალაქი. ველი City მისამართი. ველი Address ბლოგის მისამართი. ველი Blog (ცხრილში მონაცემები შეცვლილია) ველი E-mail (საჭიროა წერილების გასაგზავნად. მისამართები არარეალურია) ახალი სიის შექმნა ასეთი მონაცემების აღწერა და მეილინგისთვის გამოყენება შესაძლებელია MAILINGS ინსტრუმენტების დაფაზე Select Recipient. შეგიძლიათ შექმნათ ახალი დაგზავნის სიები სპეციალური ოსტატის დახმარებით, ან გამოიყენოთ უკვე არსებული სიები, ან აირჩიოთ Outlook Contacts. სამივე ვარიანტი იდენტურ შედეგზე გადის და არცერთს რაიმე პრიორიტეტი არ გააჩნია. აირჩიეთ ის ვარიანტი, რომელიც მოცემულ მომენტში თქვენთვის უფრო მოსახერხებელია. ახალი სიის შესაქმნელად დააჭირეთ Select recipient და მიღებულ დაფაზე დააჭირეთ Type a New List. თქვენ ეკრანზე მიიღებთ ახალი დაგზავნის ახალი სიის შექმნის ფანჯარას. შესაძლებელი მისი ზომების შეცვლა. ამ ფანჯარაში მოცემულია შემდეგი ველები: თანამდებობა, სახელი, გვარი, კომპანიის დასახელება, ძირითადი და სათადარიგო მისამართი, ქალაქი, მხარე, ინდექსი, სახლის და სამსახურის ტელეფონის ნომერი და ელ-ფოსტა. მონაცემები უნდა შეიყვანოთ ქვედა სტრიქონზე სვეტების შესაბამისად. New Entry ღილაკის დახმარებით შეძლებთ ახალი მწკრივის დამატებას, Delete Entry წაშლის იმ მონაცემს, რომელიც მონიშნულია (კურსორი დგას). Customize Columns ღილაკით შესაძლებელია სვეტების დასახელების შეცვლა და მორგება. ვთქვათ რომელიმე ველის წაშლა, სახელის გადარქმევა, ახალი ველის დამატება, გადაადგილება და ა.შ. ახალი სიის შევსება უნდა დაასრულოთ OK ღილაკზე დაჭერით. შეკითხვის ფანჯარაში უნდა მიუთითოს სიის ფაილის დასახელება და ადგილი, სადაც შეინახავთ ამ ფაილს. ასევე შესაძლებელია ანალოგიური სია შეიქმნას სხვადასხვა პროგრამების გამოყენებით. მთავარია, რომ ფაილი, სადაც აღწერილია დაგზავნის სიები, ჩაწერილი უნდა იყოს Access Databases (*.mdb), Microsoft office Address List (*.mdb), Excel File (*.xlsx), OpenDocument (*.odt) ან უბრალოდ *.txt ტიპის ფორმატის ფაილად. ჩვენს მიერ ოსტატის დახმარებით შექმნილი ფაილი არის Microsoft Address list (*.mdb) ფორმატის ფაილს. ახლა თქვენ ეკრანზე ხედავთ sia.xlsx ექსელის ფაილს, სადაც მოცემულია სიმულაციისათვის საჭირო მონაცემი 5 მოსწავლეზე. ეს ფაილი შევინახე ნაგულისხმევ საქაღალდეში. თუმცა შესაძლებელია ის ნებისმიერ ადგილას განათავსოთ. სიის შექმნისას მნიშვნელოვანია გაითვალისწინოთ, რომ პირველი მწკრივი გამოიყენება დაგზავნის სიის ველების დასახელებისთვის. შესაბამისად ეს ველები შევსებული უნდა იყოს ლათინური (ინგლისური) ასოებით. თქვენ ცოტა მოგვიანებით აგრეთვე ნახავთ, რომ ველებს სახელებიც სჯობია ინგლისურ ენაზე დაერქვას მიუხედავად იმის, თუ როგორ შექმით სიას, ის უნდა ჩასვათ Select Recipient პიქტოგრამაზე დაჭერის შემდეგ გამოსულ ფანჯარაში Use Existing List ნაწერზე დაჭერით. მიღებულ ფანჯარაში შეგეკითხებიან სად მდებარეობს სიის ფაილი. დააჭირეთ შესაბამის ფაილის და დააჭირეთ Open ღილაკს. Excel ფაილის არჩევის შემთხვეაში კიდევ შეგეკითხებიან, თუ რომელ ცხრილშია მონაცემები აღწერილი. მე დავაჭერ ცხრილს „შემაჯამებელი ტესტი“. მოქმედება OK ღილაკზე დაჭერით უნდა დასრულდეს. ამის შემდეგ ინსტრუმენტების დაფაზე გააქტიურდება ყველა პიქტოგრამა. Edit Recipient List პიქტოგრამის დახმარებით შესაძლებელია მიმღებთა სიის რედაქტირება. ამ პიტოგრამაზე დაჭერის შემდეგ ნახავთ სიას, თუ ვის ეგზავნება აღნიშნული წერილი. შეგიძლიათ სიიდან ამოიღოთ რომელიმე მომხმარებელი, მოძებნოთ კონკრეტული მომხმარებელი, სიაში იპოვოთ დუბლიკატები ან შეამოწმოთ გაგზავნის მისამართის ვალიდობა. წერილის შექმნა და ველების ჩასმა სხვა პიქტოგრამების განხილვამდე ვნახოთ Match Field ფუნქცია. ამ პიქტოგრამაზე დაჭერის შემდეგ ეკრანზე გამოსულ ფანჯარაში შესაძლებელია ვორდში ჩაშენებულ აუცილებელ ფორმებს თქვენი ცხრილის (Excel ან Access დახმარებით მომზადებული ფაილის) ველები მიუსადაგოთ. თავიდანვე ვახსენე, რომ ველების სახელები ლათინური ანბანით უნდა აკრიფოთ, ეს აუცილებელი მოთხოვნაა, რომ მეილინგის ფუნქციებმა იმუშაონ. ასევე სასურველია ველების დასახელები აკრიფოთ ინგლისური ენის შესაბამისად და არა ტრანსკრიფციით. ანუ ველი ქალაქი აღნიშნეთ ინგლისური სიტყვით City და არა ლათინური ტრანსკრიფციით. მაგალითად, qalaqi. თუ ველების სახელებს სწორად შეიყვანთ, მისადაგების ფუნქცია მოახდენს ველებში გამოყენებული სიტყვების ავტომატურ ამოცნობას და თქვენ სამუშაო გაგიადვილდებათ. ყოველ შემთხვევაში მე ჩამოვთვლი ვორდისთვის ცნობილ მნიშვნელოვან სიტყვებს: Unique Identifier (გამოიყენება მონაცემთა ბაზებში), First Name, (სახელი) Middle Name, Last Name, (გვარი) Suffix (წინსართი ბატონო, ქალბატონო), Nickname მეტსახელი, Job Title თანამდებობა, Company კომპანია, Address 1 მისამართი, Address 2, City ქალაქი, State შტატი რეგიონი, Postal Code საფოსტო ინდექსი, Business Phone სამსახურის ტელეფონი, Home Phone სახლის ტელეფონი, E-mail Adress ელ-ფოსტა, Web Page ვებ გვერდი, Department დეპარტამენტი. თუმცა ეს არ ნიშნავს იმას, რომ თქვენ სხვა ველები და დასახელებები არ შეგიძლიათ გამოიყენოთ. ყველა ცვლილების შეტანის დასრულების შემდეგ OK ღილაკს დააჭირეთ. ამის შემდეგ დაგჭირდებათ მისამართების ბლოკის ჩასმა. Address Block პიქტოგრამაზე დაჭერის შემდეგ მიღებულ ფანჯარაში შეგიძლიათ კურსორის ადგილას ჩასვათ მიმღების სახელი სხვადასხვა ფორმატში, კომპანიის დასახელება, და საფოსტო მისამართი. მარჯვენა მხარეზე Preview ფანჯარაში წინასწარ შეგიძლიათ დაათვალიეროთ თუ როგორი იქნება თითოეული მისამართი. შეუსაბამობის აღმოჩენის შემთხვევაში Match Fields ღილაკის დახმარებით შეგიძლიათ შეცვალოთ სხვადასხვა ველების შესაბამისობა. ეს ფუნქცია მე უკვე აღვწერე. მისამართების ბლოკის მისაღები ვარიანტის დასრულების შემდეგ უნდა დააჭიროთ ღილაკს OK. ამის შემდეგ კურსორის ადგილას ჩაისმება მისამართის ბლოკი, რომელიც ორმაგ კუთხურ ბრჭყალებშია ჩასმული. ასეთი ბლოკების უკეთ აღსაქმელად დააჭირეთ Highlight Merge Fields. ამ მოქმედების შესრულების შემდეგ თქვენს მიერ ახლახანს დამატებული ბლოკი ნაცრისფერ ფონზე დაიწერება. ასეთი სახით ადვილია გავარჩიოთ, რომელი ტექსტი ეკუთვნის ბლოკს. ამავე ღილაკზე დაჭერით შეგიძლიათ გამორთოთ ბლოკების ნაცრისფერ ფონზე გამოტანის რეჟიმი. Greeting Line საშუალებით შესაძლებელია მისალმების ზოლის ჩასმა, ხოლო Insert Merge Filed საშუალებას გაძლევთ ცალ-ცალკე ჩასვათ სიის ფაილში არსებული თითოეული ველი. თუ პიქტოგრამაზე დააჭერთ, გამოვა დიალოგური ფანჯარა, სადაც ჩამოთვლილი იქნება თქვენს მიერ შექმნილი ბაზის ველების სახელები. ან შეგიძლიათ ჩაშენებული მისამართების ველები გამოიყენოთ. შეგიძლიათ მონიშნოთ რომელიმე ველის დასახელება და დააჭიროთ Insert ღილაკს, ერთდროულად შეგიძლიათ ჩასვათ რამდენიმე ველი. ველების ჩასმის დასრულების შემდეგ უნდა დააჭიროთ ღილაკს Cancel ან ფანჯარა დახუროთ X ღილაკით. ამავე ფანჯარაში არის ღილაკი Match Fields, რომლის დანიშნულება უკვე აღვწერე. Insert Merge Filed პიქტოგრამაზე ქვევით მიმართულ ღილაკს თუ დააჭერთ, უფრო მარტივად შეგიძლიათ რომელიმე ერთი ველი ჩასვათ კურსორის ადგილას ყოველგვარი ზედმეტი შეკითხვის და დიალოგის გარეშე. მაგალითად ამ ფუნქციის დახმარებით შეგვიძლია ავაწყოთ წინადადება. სიმულაციის მიზნით ცხრილის უჯრებში ჩავსვათ კითხვების შესაბამისი ველები Rules პიქტოგრამის დახმარებით შესაძლებელია მოვიფიქროთ წესები, რომლებიც სიტუაციის მიხედვით ჩასვამენ ამათუ იმ ტექსტს. მაგალითად, დააჭირეთ Rules. დააჭირეთ If…Then…Else. ამ ფანჯრის დახმარებით ადვილია კონკრეტულ რესპოდენტს მივწეროთ სხვა რესპოდენტისგან განსხვავებული ტექსტი. მაგალითად თუ ტესტის ნომერია 102, ამ ადამიანს მივწეროთ, რომ „ეს რთული ტესტია და პასუხების გასაცემად მეტი დაფიქრებაა საჭირო“. მათ კი ვისაც სხვა ნომერი ტესტი შეხვდება, მივწეროთ. „თქვენ ადვილი ტესტები შეგხვდათ. იმედია პასუხის გაცემა არ გაგიჭირდებათ“. ასევე საინტერესოა Preview Results პიქტოგრამა. ამ პიქტოგრამის დახმარებით თქვენს მიერ ჩასმული ველები შეიცვლება მისი მნიშვნელობებით სპეციალური ველიდან. ანუ შეგიძლიათ დააკვირდეთ თუ როგორ შეცვლის წერილის ტექსტს ამათუიმ ველის ჩასმა. ამავე ღილაკზე დაჭერით შეგიძლიათ გამორთოთ წინასწარი დათვალიერების რეჟიმი. ხოლო მარცხნივ და მარჯვნივ მიმართული ისრების დახმარებით შეგიძლიათ ნახოთ ველების მნიშვნელობები მომდევნო და შემდეგი ჩანაწერისთვის. ალბათ სანამ მუშაობას დაასრულებდეთ, სჯობია დარწმუნდეთ მუშაობს თუ არა თქვენს მიერ ჩასმული ველები. იმის შემდეგ, როცა დარწმუნდებით რომ თქვენი შემუშავებული წესები მუშაობს, უნდა დააჭიროთ Finish & Merge. პირველი პიქტოგრამა Edit Individual Documents ქმნის ახალ დოკუმენტს Letters1 სახელით, სადაც თქვენ შეგიძლიათ თავი მოუყაროთ სიაში არსებულ ყველა ჩანაწერზე გასაგზავნ დოკუმენტს. ანუ თუ სიაში 100 რესპოდენტი გყავთ, თითოეული მათგანისთვის ცალ-ცალკე დოკუმენტი შეიქმნება და ეს დოკუმენტები თავმოყრილი იქნება ერთ ახალ ფაილში სახელწოდებით Letters1. ასევე Finish & Merge ბრძანებით შესაძლებელია ყველა დოკუმენტის ქაღალდზე დასაბეჭდად გაგზავნა. ამისთვის უნდა დააჭიროთ აღნიშნულ პიქტოგრამს. ხოლო მიღებულ დაფაზე უნდა დააჭიროთ ღილაკს Print Document. შემდეგ ფანჯარაში შეგიძლიათ ქაღალდზე დაბეჭდოთ მთელი დოკუმენტი სიაში მითითებული ყველა რესპოდენტისთვის. ან ქაღალდზე დაბეჭდოთ მხოლოდ მიმდინარე რესპოდენტისთვის. ან გარკვეული დიაპაზონი (ვთქვათ 22-ე ჩანაწერიდან 52-ის ჩათვლით.) ბრძანებით Finish & Merge შესაძლებელია სიაში არსებულ ყველა რესპოდენტს ჩვენს მიერ მომზადებული ტექსტი გავუგზავნოთ ელ-ფოსტაზე. ამისთვის დააჭირეთ ღილაკს Send Email Message. მიღებულ ფანჯარაში To ველში ავტომატურად ჩაჯდება თქვენს მიერ მომზადებული სიის Email ველი. (სხვა შემთხვევაში უნდა მიუთითოთ ის ველი, სადაც რესპოდენტების ელ-ფოსტის მისამართი გიწერიათ). Subject ველში უნდა აკრიფოთ წერილის თემა. Massage Format შეიძლება იყოს Attachment, Plain text ან HTML. რადგანაც მე საკმაოდ რთული კონფიგურაციის ტექსტი (ანუ ) ტესტი მაქვს გადასაგზავნი, ამიტომ ავირჩევ Attachment ვარიანტს. რაც შეეხება, ქვედა ველებს, აქ შეიძლება აირჩიოთ ვარიანტი, რომ წერილი გაეგზავნოს სიაში არსებულ ყველა რესპოდენტს, ან მიმდინარე რესპოდენტს, ანდა გარკვეულ დიაპაზონს. მნიშვნელოვანია გაითვალისწინოთ, (ტექსტადაც ეკრანზე) წერილების ელ-ფოსტით დაგზავნამ რომ იმუშაოს მნიშვნელოვანია გამართული გქონდეთ Outloock შეგახსენებთ, რესპოდენტების სია შესაძლებელია დარედაქტირდეს Edit Recipient List პიქტოგრამითაც. ტექსტში ჩასმული ბლოკების ჩასმა შესაძლებელია Backspace და Delete კალვიშების დახმარებით. შესაძლოა თქვენთვის აგრეთვე საინტერესო იყოს ვიდეოგაკვეთილი კონვერტების და სტიკერების მომზადების შესახებ. წერილების მომზადების ნაბიჯნაბიჯ ოსტატის გამოყენების შესახებ. შესაბამისი ვიდეოგაკვეთილები ამავე ვებგვერდზე დევს ამრიგად ამ ვიდეოგაკვეთილში თქვენ ნახეთ ვორდში ელექტრონული ფოსტის ან ჩვეულებრივი ფოსტის დახმარებით შაბლონური ტიპის დოკუმენტების სხვადასხვა ადრესატზე ერთდროული დაგზავნა. ქაღალდზე დასაბეჭდი ან ელექტრონული ფოსტით გასაგზავნი წერილის მომზადება. გმადლობთ ყურადღებისთვის.